Своевременная подача СЗВ-М: как избежать штрафа

Независимо от формы собственности, каждый работодатель РФ обязан предоставлять в Пенсионный Фонд данные по каждому работнику. Подача актуальных сведений осуществляется каждый месяц.

Своевременная подача СЗВ-М: как избежать штрафа

Обратите внимание, что к работникам относят не только лиц, работающих на основании бессрочного трудового договора, но и исполнителей на основе ГПХ-договоров, директоров, занимающих должность без трудового договора и всех остальных лиц, работающих в организации.

Если отчет был подан несвоевременно или содержал ошибки – предусмотрен одинаковый штраф как компании, так и ее руководителю.

Как избежать штрафных санкций?

В первую очередь, следует строго следить за датой сдачи отчетности. Сведения следует передавать до 15 числа каждый месяц, который следует за периодом отчетности (то есть в октябре за сентябрь).

Также нужно контролировать отсутствие ошибок, проверить все приказы на прием на работу или увольнение сотрудников за отчетный месяц.

Если отчет в ПФР подан с опозданием или содержит некорректные сведения, предусмотрен штраф в размере 500 рублей. В случае неактуальной информации по работникам, 500 рублей придется заплатить за каждого сотрудника, чьи данные некорректны. Об этом гласит 17 статья Федерального Закона № 27-ФЗ от 01. 04. 1996 г.

Согласно статье 15.33.2 КоАП Российской Федерации, руководителя могут оштрафовать на сумму от 300 до 500 рублей.

Приведем примеры начисления штрафов. За январь 2020 года бухгалтер забыл указать нового сотрудника, трудоустроившегося в компанию. Штраф составит 500 рублей. Если бы бухгалтер упустил из вида двух работников, штраф составил бы 1000 рублей, по 500 рублей за каждого работника.

Есть случаи, когда размер штрафа можно сократить или вовсе его избежать. Как показывает практика за предыдущие годы (2018-2019 гг), нередко судьи отменяют штрафные санкции ПФР или заметно их уменьшают.

Своевременное обнаружение ошибки и ее исправление

Например, компания подала отчет с задержкой. На момент подачи отчетности бухгалтер забыл внести сведения по новым сотрудникам. Для исправления ошибки необходимо сдать дополнительную форму в установленный срок. В этом случае штрафа можно избежать. То есть, бухгалтер сдал отчет за апрель 6 мая, но забыл внести нового сотрудника. Ему следует составить дополнительную форму с актуальными сведениями и сдать ее до 15 мая. Если бухгалтер успел – штрафа не будет. При подаче допформы, например, уже 16 мая – санкций, казалось бы, избежать не получится.

Но, как указывается Верховным Судом в Определении от 05.09.2018 № 303-КГ18-5702, это неверно. Штрафовать организацию нельзя, в случаях, когда бухгалтер подал допформу позже установленной даты, но раньше, чем Пенсионный Фонд это обнаружил. Как считают судьи, организация имеет право самостоятельно заметить и своевременно скорректировать сведения без штрафных санкций.

Такой же позиции придерживаются и в п. 38 Обзора судебной практики Верховного Суда РФ, № 4 (2018), утвержденного Президиумом Верховного Суда Российской Федерации 26.12.2018.

Несвоевременность по причине технических проблем

Например, в день подачи отчетности бухгалтер отправил данные, но по причине технических неполадок они не были получены адресатом. Штрафа в этом случае также можно избежать. Для этого компании понадобится предоставить документ оператора ЭДО, который подтвердит дату отправки. Это отмечено в Определении Верховного Суда Российской Федерации от 08.08.2019 № 309-ЭС19-12439.

Смягчающие обстоятельства

Также суды принимают во внимание смягчающие обстоятельства, которые стали причиной несвоевременной подачи отчета работодателем в Пенсионный Фонд:

  • опоздание допущено впервые;
  • срок задержки составляет не более 2 календарных дней;
  • несвоевременность вызвана болезнью или отсутствием главного бухгалтера организации;

В этих случаях можно рассчитывать на сокращение санкций, как минимум, вдвое. Несмотря на такое лояльное отношение судей, не рекомендуется откладывать подачу отчета на последний день. Лучше передавать сведения в ПФР за несколько дней до конечной даты, чтобы избежать возможных хлопот в дальнейшем.